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Organização de escritório: 4 ideias para ganhar foco e produtividade no trabalho

A personal organizer Priscila Wolff traz dicas para ganhar foco e produtividade no trabalho a partir da organização de escritório.

Quando o assunto é trabalho, acredite: a organização faz toda a diferença! Com o escritório e a rotina em ordem, nosso comportamento segue a mesma tendência e, assim, nosso tempo e produtividade rendem muito mais.

Para te ajudar com isso, a personal organizer Priscila Wolff trouxe dicas práticas que somam no foco e facilitam a rotina. Vem conferir!

4 dicas de organização de escritório para sua rotina

1. Reduza as distrações

Em um dia a dia agitado, a distração pode ser um dos maiores obstáculos. Por isso, procure deixar sua estação de trabalho organizada e com um visual que te agrade.

Organizadores de mesa podem ser seus maiores aliados nessa tarefa. Além de manterem seus acessórios e materiais sempre ao alcance, eles ainda imprimem sua personalidade no espaço.

Se você trabalha com documentos impressos, pode optar por um gaveteiro organizador ou mesmo uma caixa que te ajude a tirar de vista o que não está sendo tratado naquele momento. Essa separação ainda agiliza seus processos, principalmente na hora de encontrar os papéis necessários.

Agora, se você sente a necessidade de manter tudo à vista para não se esquecer de suas tarefas, a personal organizer tem uma dica especial. Que tal manter uma checklist? Basta separar a lista por temas, do mais urgente ao mais simples de ser tratado. Anotações em post its também são uma solução.

Outra sugestão é aproveitar o espaço nas paredes usando um quadro de anotações. Nele, você pode registrar as pendências ou criar um calendário de prioridades. Colocar todas as ideias em um só lugar impede o acúmulo de documentos — e uma visão geral dos afazeres pode ajudar com a ansiedade.

2. Planeje sua rotina

Cada rotina funciona de uma forma diferente, principalmente porque depende dos seus afazeres e do seu estilo de vida. Assim, calendários e agendas nem sempre são a principal opção.

Organizar seus afazeres por ordem de importância é uma das principais dicas para agilizar a rotina. Essa prática facilita sua tomada de decisões e otimiza o seu tempo, equilibrando todas as tarefas que devem ser realizadas.

Colocar todas as ideias no papel também vale neste momento. Seja em uma agenda, planner, calendário ou no celular, anote todas as tarefas do dia e defina três objetivos principais. Assim, você hierarquiza sua rotina e consegue completá-la com mais facilidade.

A mesma coisa serve para os afazeres profissionais. Reuniões, demandas e entregas tomam outra proporção quando organizadas. É nessa hora que o foco entra em ação: entenda suas prioridades e trabalhe com mais assertividade.

3. Categorize as gavetas

Cada espaço da estação de trabalho merece atenção na hora de organizar. As gavetas, por exemplo, ajudam a manter a escrivaninha em ordem e ainda podem te ajudar a encontrar seus itens com mais facilidade. Uma dica, nesse caso, é revisar todos os itens e avaliar o que realmente faz diferença na rotina.

A estrutura das gavetas também pode ser usada a seu favor. Separe documentos, acessórios e miudezas por categoria e armazene-os em espaços diferentes. Assim, você saberá exatamente onde procurar os itens que precisar.

É nessa hora, inclusive, que as caixas organizadoras fazem muita diferença. Se você tem poucas gavetas, por exemplo, esses nichos ajudam na separação das categorias e acomodam os itens, evitando que eles se misturem de novo.

Aqui vai uma sugestão de hierarquia para as gavetas. Na primeira delas, mantenha todos os itens de uso rápido e recorrente. Nas do meio, escolha as categorias que fazem mais sentido na sua rotina (dos documentos aos acessórios de papelaria, por exemplo).

Por fim, na gaveta mais baixa, guarde todos os itens que você procura poucas vezes na semana. É interessante pontuar que, aqui, cabem todos os objetos da sua rotina — de canetas e cadernos, a comidinhas e produtos de uso próprio.

4. No fim do dia, tudo volta para o lugar

Essa máxima também serve para a rotina no trabalho. Faz sentido que, no fim do dia, a bancada fique mais bagunçada do que estava quando a jornada começou. Por isso, tente separar um tempo antes de ir embora para organizar todas as miudezas e preparar seu espaço para o dia seguinte.

Aproveite, inclusive, para rever algumas das suas tarefas, checar a lista de afazeres e definir as próximas prioridades. Todas as entregas foram feitas? Os acessórios e documentos estão em seus devidos lugares? 

Rearrange sua organização, caso necessário, e mantenha um espaço limpo e receptivo para economizar tempo na próxima manhã. Com isso, você termina a jornada com a sensação de dever cumprido e mais praticidade.

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